ASSISTANT.E DE DIRECTION - DIR. CONTROLE DE GESTION ET PERFORMANCE H/F

Vos missions :

 Vous appartenez à un secrétariat commun avec la Direction des Finances composé de 3 assistant(e)s de direction. Les assistant(e)s ont en charge le secrétariat des directeurs et des cadres de proximité.
L’Assistant(e) de Direction doit assurer la tenue, l’organisation et la gestion quotidienne de l’agenda de la Directrice et prendre en charge, pour l’ensemble de la Direction, l’organisation de réunions, réservations de salle, mises en forme de courrier, la diffusion des informations, la gestion des congés, formation, frais de déplacement, la réalisation de supports de présentation.
Les tâches principales associées :
Organisation de l’agenda et des réunions
Gestion quotidienne de l’agenda et des rendez-vous
Anticipation de la programmation des réunions récurrentes
Gestion des priorités dans les réunions
Préparation des réunions (ordre du jour, documents, rappel, compte-rendu, diaporamas …)

Secrétariat du Comité des Projets
Collecte et préparation des supports de présentation pour le Groupe Ressources et le Comité des Projets
Programmation et organisation des réunions avec l’ensemble des interlocuteurs

 Gestion Ressources Humaines
Gestion des congés et absences de l’équipe
Gestion des horaires réalisés et prévisionnels
Gestion des déplacements (ordre de mission, réservation billets de transport ou véhicule CHU)

 Gestion documentaire
Mise à jour des listes de contacts
Diffusion de la documentation
Gestion des droits d’accès à l’espace partagé informatique pour la direction
Classement et archivage numérique des documents sur l’espace partagé dans le respect des bonnes pratiques documentaires
Mise à jour des documents qualité dans un logiciel dédié

Contribution ponctuelle aux projets pilotés par la direction
Secrétariat 
Gestion des fournitures de la direction, matériels de bureau
Gestion du courrier de la direction via un logiciel dédié
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
Accueil physique des intervenants aux diverses réunions
Réalisation de commande de prestations hôtelières
Remplacement des 2 autres assistant(e)s du secrétariat commun avec la Direction des Finances

Avec 4 millions d'habitants, la région Nord-Pas-de-Calais se caractérise par une des plus importantes densités de population en France (7% de la population française).

Le CHRU de Lille qui est le seul établissement hospitalo-universitaire de la région Nord - Pas de calais, accompagne, grâce au professionnalisme et à la mobilisation de ses personnels, le développement de l'offre de soins régionale en faisant le choix de prendre en charge en priorité les patients présentant des pathologies lourdes et en s'inscrivant en complémentarité des autres acteurs de santé de la région.

3 missions distinctives :

- Le soin, en favorisant un accueil de proximité pour les habitants de la métropole

- L'enseignement et la formation des professionnels de Santé afin de garantir des soins de haute technicité

- L'innovation